(Bagian I)
Mengelola Dalam Lingkungan Kerja Baru
Manajemen
Pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang efektif melalui planning,
organizing, leading (actuating), dan controlling sumber daya organisasi.
Fungsi Manajemen :
1. Perencanaan
• Menentukan tujuan-tujuan, menentukan tugas, menentukan sumber daya
2. Pengorganisasian
• Menentukan dan mengelompokkan tugas-tugas, alokasi sumber daya, penentuan otoritas
3. Kepemimpinan
• Pengaruh → Motivasi
4. Pengendalian
• Mengawasi aktivitas, koreksi, mengawasi target dan tujuan
Proses Manajemen
• Input (sumber daya)
- Man, materials, money, machine, method, information
• Proses
- Perencanaan : menilik tujuan dan cara pencapaian
- Pengorganisasian : pemenuhan tanggung jawab untuk pencapain tujuan
- Kepemimpinan : menggunakan pengaruh untuk memotivasi bawahan
- Pengendalian : mengawasi kegiatan dan melaksanakan koreksi
• Output (kinerja)
- Mencapai tujuan, produk, jasa, efisiensi, efektivitas
Kinerja
Kemampuan organisasi untuk mempertahankan tujuannya dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien.
Organisasi
Kesatuan sosial yang dirahkan dengan tujuan dan dibentuk dengan penuh
pertimbangan. Entitas sosial merupakan dua orang atau lebih, diarahkan
dengan tujuan (dirancacng untuk mencapai output tertentu).
Efektivitas → melakukan pekerjaan dengan benar
Sejauhmana organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan
Efisiensi → melakukan pekerjaan dengan benar atau sesuai standar
Jumlah sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan
Jenis-jenis Manajer, berdasarkan :
1. Perbedaan vertikal atau hirarki
a. Top Manager
Seorang manajer yang berada pada puncak hirarki dan bertanggung jawab
atas keseluruhan organisasi. Contoh : Dirut, Presiden Direktur, CEO.
b. Middle Manager
Manajer yang bekerja pada tingkat menengah organisasi dan bertanggung
jawab atas unit usaha dan departemen utama,. Contoh : Direktur Produksi,
Pemasaaran, Kepala Divisi.
Project Manager
Manajer yang bertanggung jawab untuk pekerjaan sementara yang melibatkan
partisipasi orang yang datang dari berbagai fungsi yang dan tingkatan
organisasi
c. First Line Manager atau Lower Manager
Seorang manajer yang secara langsung bertanggung jawab atas produksi barang dan jasa. Contoh : Supervisor
2. Perbedaan Horizontal (luas ruang lingkup tugas)
a. General Manager
Manajer yang bertanggung jawab terhadap beberapa departemen yang
menjalankan fungsi yang berbeda atau manajer yang bertanggung jawab
untuk divisi yang berdiri sendiri (mandiri).
b. Functional Manager
Manajer yang bertanggung jawab atas departemen yang menjalankan tugas
fungsional tunggal serta memiliki karyawan dengan pelatihan dan keahlian
yang serupa. Contoh : Direktur Produksi, Pemasaaran, Kepala Divisi.
Keahlian atau Keterampilan Manajer
1. Conceptual Skill
Kemampuan kognitif (pengalaman, integensia) untuk melihat organisasi
secara keseluruhan dan keetrkaitan diantara bagian-bagiannya. Berarti
kemapuan untuk berfikir strategis (mengambil pandangan yang luas dan
bersifat jangka panjang).
2. Human Skill
Kemampuan manajer untuk bekerja dengan dan melalui orang lain
3. Technical Skill
Pemahaman dan kefasihan dalam melakukan tugas tertentu, mencakup penguasaan metode, teknik dan peralatan yang digunakan.
Peran Manajer
Peran : sekumpulan harapan atas perilaku manajer
Tiga Kategori Peran Manajer
1. Peran Informasi Manajer
Menjelaskan kegiatan untuk mempertahankan dan mengembangkan jaringan informasi
Kategori Peran Aktivitas
Informasi
a. Pengawasan
- Mencari dan menerima informasi
- Melihat singkat laporan
b. Penyebar luas
- Meneruskan informasi kepada anggota organisasi
c. Juru bicara
- Menyampaikan informasi kepada pihak luar
2. Peran Antar Pribadi
Kategori Peran Aktivitas
Antar Pribadi
a. Sebagai figur
- Kegiatan ceremonial
b. Pemimpin
- Mengarahkan dan memberikan motovasi kepada bawahan. Seperti : melatih,, membimbing dan berkomunikasi
c. Sebagai penghubung
- Menjaga saluran komunikasi, baik di dalam atau di luar organisasi
3. Peran Pengambilan Keputusan : menentukan pilihan dan mengambil tindakan
Kategori Peran Aktivitas
Pengambilan Keputusan
a. Wirausahawan
- Mewakili proyek perbaikan
- Mengidentifikasi ide
b. Penyelesai masalah
- Mengambil tindakan korektif selama terjadi krisis
- Menyelesaikan konflik antar bawahan
- Beradaptasi dengan lingkungan
c. Pembagi sumber daya
- Memutuskan siapa yang memperoleh sumber daya
- Menentukan jadwal dan anggaran
- Menetapkan prioritas
d. Negosiator
- Mewakili departemen selama negosiasi, koontrak kerja, penjualan, pembelian dan anggaran.
Manajer dan Lingkungan Kerja Baru
Karakteristik lingkungan kerja baru :
Terpusat pada informasi dan ide daripada mesin dan aktivitas fisik.
Transisi Menuju Lingkungan Kerja Baru
1. Karakteristik Tempat Kerja Baru Tempat Kerja Lama
a. Sumber daya Aktivitas fisik Informasi
b. Pekerjaan Terstruktur Fleksibel
Terlokalisasi Maya
c. Pekerja Saling ketergantungan Diberdayakan
2. Kekuatan Tempat Kerja Baru Tempat Kerja Lama
a. Teknologi Mekanis Digital, e-business
b. Pasar Domestik Global
c. Tenaga kerja Homogen Heterogen
d. Nilai yang dianut Stabilitas, efisiensi Perubahan, kecepatan
e. Peristiwa Tenang, dapat diprediksi Berubah-ubah
3. Kompetensi MGT Tempat Kerja Baru Tempat Kerja Lama
a. Kepemimpinan Otoriter Tersebar
b. Fokus Laba Pelanggan, karyawan
c. Melakukan pekerjaan Individual Kerjasama (tim)
d. Hubungan Konflik, kompleks Kolaborasi
e. Design kerja Kinerja efisien Eksperimen
Lingkungan dan Budaya Organisasi
Lingkungan organisasi : Seluruh elemen atau unsur di luar batas organisasi yang memiliki potensi untuk mempengaruhi organisasi.
Lingkungan Organisasi :
1. Lingkungan eksternal, mempunyai dua lapisan
a. Lingkungan tugas :
- Pelanggan : Orang atau organisasi di dalam lingkungan yang membeli barang atau jasa dari organisasi.
- Pesaing : Orang lain dalam industri atau jenis usaha yang sama yang menyediakan barang atau jasa yang sama.
- Pemasok : Orang atau organisasi yang menyediakan bahan baku kepada
pihak lain yang menggunakannya untuk menghasilkan suatu produk.
- Pasar Tenaga Kerja : Orang-orang dalam lingkungan dapat diterima bekerja untuk organisasi.
b. Lingkungan Umum :
- Internasional : Bagian dari lingkungan eksternal, merupakan peristiwa
yang bersal dari negara lain dan peluang bagi perusahaan domestik.
- Teknologi : Kemajuan ilmiah dan teknologi dalam industri tertentu, serta masyarakat secara luas.
- Sosial Budaya : Karakteristik demografi, norma, kebiasaan dan nilai-nilai masyarakat dimana organisasi beroperasi didalamnya.
- Ekonomi : ”kesehatan” ekonomi secara umum dari suatu negara atau wilayah tempat sebuah organisasi beroperasi.
- Politik dan Hukum
2. Lingkungan internal
- Karyawan
- Manajemen
- Budaya
Hubungan Organisasi dan Lingkungan
Ketidakpastian → Respons → Rancangan
↓ ↓
Aliansi Adaptasi Strategi
1. Peranan lintas batas
2. Kemitraan antar organisasi
3. Joint venture
Lingkungan eksternal merupakan tempat bekerjanya manajer, yang mencakup :
1. Budaya perusahaan
2. Teknologi produksi
3. Struktur organisasi
4. Fasilitas fisik
Budaya : nilai kunci, keyakinan, pemahaman dan norma
Nilai – nilai dasar yang menjadi karakteristik budaya organisasi dimanifestasikan oleh :
Simbol, cerita, pahlawan, slogan, upacara
Jenis – jenis budaya :
1. Budaya Kemampuan Beradaptasi
Budaya yang muncul dalam sebuah lingkungan yang menuntut respon yang
cepat dan pengambilan keputusan tinggi. Manajer mendorong nilai – nilai
yang mendukung kemampuan perusahaan untuk mendeteksi, menginterpretasi
dan mengartikulasi dengan cepat sinyal – sinyal dari lingkungan sehingga
menjadi respon dan perilaku yang baru. Manajer mendorong dan menghargai
kreativitas, eksperimen dan pengambilan keputusan resiko. Contoh :
perusahaan elektronik, perusahaan kosmetik
2. Budaya Pencapaian
Oraganisasi yang berbudaya pencapaian sangat memperhatikan pelayanan
kepada pelanggan tertentu dalam lingkungan eksternal. Budaya pencapaian
berorientasi pada hasil yang menghargai daya saing agresivitas,
inisiatif pribadi dan kesediaan untuk bekerja lama dan keras dalam
mencapai hasil. Contoh : perusahaan software
3. Budaya Clan
Mempunyai fokus internal pada keterlibatan dan partisipasi karyawan
untuk memenuhi perubahan kebutuhan dari lingkungan. Manajer menekankan
nilai – nilai seperti kerjasama, mempertimbangkan baik karyawan maupun
keluarga dan menghindari perbedaan status.
4. Budaya Birokratis
Memliki fokus internal dan orientasi, konsisten terhadap lingkungan yang
stabil. Budaya ini mengikuti aturan dan menggunakan uang secara bijak
sangat dihargai, serta budaya yang mendukung dan menghargai cara bekerja
sesuai dengan metode rasional dan teratur.
Kebutuhan Lingkungan
Fleksibilitas Stabilitas
Eksternal Budaya kemampuan beradaptasi Budaya pencapaian
Internal Budaya clan Budaya birokrasi
Fokus Strategi
Budaya perusahaan sebagai mekanisme terpenting untuk menarik
perhatian, memotivasi dan menarik karyawan yang berbakat. Yang dianggap
sebagai alat prediksi terhadapp keberhasilan organisasi secara
keseluruhan. Manajer menempatkan penekanan yang besar dalam seleksi dan
sosialisasi sehingga cocok dengan nilai – nilai budaya organisasi,
selain itu para pemimpin memperkuat atau merubah budaya perusahaan
dengan cara :
1. Mengkomunikasikan visi
2. Menekankan visi melalui kegiatan sehari hari, prosedur kerja dan sistem penghargaan.
Perencanaan
Tujuan (goals, objectives) → Rencana (plan/blueprint) → Perencanaan (planning)
Kriteria tujuan yang efektif :
1. Spesifik dan terujur
2. Menyentuh area penting
3. Menantang dan realistis
4. Jangka waktu jelas
5. Dikaitkan dengan kompetensi
Jenis – jenis Perencanaan
1. MBO “Manajer dan Karyawan)
“teori X vs teori Y”
Empat kategori MBO :
a. Menetapkan tujuan
b. Mengembangkan rencana pelaksanaan
c. Menjalankan rencana yang ingin dipakai
d. Penghargaan atas kinerja
Manfaat MBO :
a. Karyawan termotivasi
b. Tujuan departemen dan individu disesuaikan dengan tujuan perusahaan
Kelemahan :
a. Apabila hubungan manajer dan karyawan buruk akan mengurangi efektivitas MBO
b. Administrasi yang terlalu banyak
2. Rencana Sekali Pakai
Rencana yang dipakai untuk sekali tujuan dan tidak diulangi dimasa depan
Program → proyek → anggaran
Rencana untuk beragam kegunaan
Rencana yang sedang dijalankan digunakan untuk memberi bimbingan bagi
tugas – tugas yang dilakukan berulang kali dalam organisasi
Kebijakan → prosedur → peraturan
3. Perencanaan Berkesinambungan
Yaitu rencana yang menunjukkn tanggapan perusahaan terhadap situasi
tertentu, seperti : keadaan darurat atau kondisi yang tidak diharapkan
Penggunaan Strategi dan Implementasi Strategi
Manajemen Strategi
Kumpulan keputusan dan tindakan yang digunakan dalam penyusunan strategi
dan implementasi strategi yang akan menghasilkan kesesuaian superior
yang kompetitif antara organisasi dan lingkungannya.
Strategi
Rencana tindakan yang menggambarkan alokasi sumber daya dan kegiatan
lainnya untuk menghadapi dan membantu organisasi dalam meraih tujuannya.
Tiga Tingkatan Strategi :
1. Corporate Level Strategy
Tingkatan strategi yang berhubungan dengan pertanyaan ”bisnis apa yang
akan dijalankan?”. Berkaitan dengan perusahaan secara keseluruhan dan
kombinasi antara unit bisnis dan rangkaian produk yang membentuk
kesatuan organisasi.
2. Business Level Strategy
Strategi yang berhubungan dengan pertanyaan ”bagaimana kita bersaing?”.
berkaitan dengan tiap unit bisnis atau rangkaian produk dalam
organisasi.
3. Functional Level Strategy
Menjawab pertanyaan ”bagaimana kita mendukung strategi di tingkat bisnis?”. berkaitan dengan seluruh departemen.
Penyusunan Strategi
S = Strenght
Karakteristik internal positif yang dapat digunakan perusahaan untuk mencapai tujuan kinerja strategi.
W = Weakness
Karakteristik internal yang manghambat kinerja organisasi.
O = Opportunity
Karakteristik lingkungan eksternal yang memliki potensi untuk membantu organisasi mencapai tujuan.
T = Threat
Karakteristik dari lingkungan eksternal yang menhambat organisasi untuk mencapai tujuan.
Strategi Portofolio
Jenis strategi di tingkat perusahaan yang berkaitan dengan kombinasi
unit bisnis dan rangkaian produk yang cocok satu sama lain secara logis
untuk menghasilkan sinergi dan keuntungan kompetitif bagi perusahaan.
BCG (Boston Consulting Group)
Suatu matriks yang mengevaluasi unit bisnis strategi dikaitkan dengan dimensi tingkat pertumbuhan usaha dan pangsa pasar.
Tingkat pertumbuhan usaha Market Share
Star ?
Cash flow Dog
1. Cash Flow
- Market share tinggi
- Tingkat pertumbuhan pasar tinggi
- Arus kas positif
- Promosi tidak perlu
2. Star
- Market share tinggi
- Tingkat pertumbuhan pasar tinggi
- Arus kas positif
- Tingkat pertumbuhan usaha lambat
3. Question Mark
- Market share rendah
- Tingkat pertumbuhan usaha tinggi
- Arus kas negatif
4. Dog
- Marke share rendah
- Tingkat pertumbuhan pasar rendah
- Manajer pasif
Sinergi
Kondisi yang timbul ketika bagian dari organisasi melakukan interaksi
untuk memproduksi efek bersama yang lebih besar daripada keseluruhan
bagian jika bertindak sendiri-sendiri.
Lima Kekuatan Persaingan (Porter)
1. Masuknya ”pemain baru”
2. Bargaining power from customer
3. Bargaining power from supplier
4. Ancaman produk substitusi
5. Persaingan diantara pesaing
Tiga kekuatan strategi (Porter)
1. Cost leadership : biaya produksi rendah, sehingga harga jual kompetitif
2. Diferensiasi : produk berbeda dari pesaing
3. Fokus : fokus pada maket tertentu
Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan
Mengidentifikasi dan memilih serangkaian tindakan untuk menghadapi
masalah tertentu atau mengambil keuntungan dari suatu kesempatan.
Waktu dan Hubungan Manusia dalam Pembuatan Keputusan
• Waktu
Pembuatanan keputusan dipengaruhi oleh prestasi masa lampau, keadaan masa kini dan harapan masa depan.
• Hubungan manusia
Pembuatan keputusan manajer juga dipengaruhi oleh keputusan orang lain
yang mungkin dapat bertentangan atau berinteraksi dengan kepuusan
mereka.
Masalah dan Peluang
1. Masalah : situasi yang terjadi jika keadaan aktual tidak sesuai dengan keadaan yang diinginkan.
Proses identifikasi masalah :
a. Deviasi dari pengalaman masa lampau
b. Deviasi dari rencana yang ditetapkan berarti proyeksi manajer tidak terpenuhi
c. Komplain dari orang lain (karyawan, konsumen, dsb)
d. Prestasi pesaing
2. Peluang : situasi yang terjadi ketika keadaan menawarkan peluan pada
organisasi untuk melampaui sasaran yang telah direncanakan
Keputusan untuk Memutuskan
• Nilai ambang
Manajer meliha masalah tergantung pada nilai ambang untuk pengakuan adanya masalah, dipengaruhi oleh :
- Pemahaman atas sasaran, rencana dan standar prestasi yang dapat diterima
- Nilai-nilai
- Latar belakang dan keahlian manajer
• Mementukan prioritas
Tidak semua masalah dapat diselesaikan oleh manajer, oleh karena itu diperlukan prioritas.
Sifat Keputusan Manajerial
1. Keputusan Terprogram
• Penyelesaian masalah rutin yang dapat ditangani dengan kebijakan, prosedu dan peraturan tertulis atau tidak tertulis.
• Untuk menangani masalah yang terjadi berulang dan komponen elemennya dapat ditentukan, diramalkan dan dianalisis.
2. Keputusan Tidak Terprogram
Penyelesaian spesifik yang diciptakan lewat proses tidak terstrukur unuk menangani masalah non rutin
Kondisi Pembuatan Keputusan
1. Kepastian
Kondisi PK saat seorang manajer mempunyai informasi yang akurat, dapat
diukur dan dapat diandalkan tentang hasi dari berbagai alternatif yang
sedang dipertimbangkan.
2. Resiko
Kondisi PK dimana manajer mengetahui probabilitas suatu alternatif
tertentu akan mengarah pada sasaran atau hasil yang diinginkan.
3. Ketidakpastian
Kondisi PK ketika manajer menghadapi kondisi eksternal yang tidak dapat
diramalkan atau kekurangan informasi untuk menetapkan probabilitas
hasil.
Model Rasional Pembuatan Keputusan
Tahap 1 : Pengamatan situasi
• Definisi masalah
• Diagnosis penyebab
• Tentukan tujuan
Tahap 2 : Pengembangan alternatif
• Tentukan alternatif secara kreatif
• Jangan lakukan evaluasi terlebih dahulu
Tahap 3 : Evaluasi alternatif dan pilih alternatif yang terbaik
• Evaluasi alternatif
• Pilih alternatif terbaik
Tahap 4 : Implementasi keputusan dan monitor hasil
• Susun rencana implementasi
• Lakukan implementasi
• Monitor implementasi serta but penyesuaian yang diperlukan
Model Rasional dalam Perspektif
1. Rasionalitas terbatas dan memadai (Helbert Simon)
Rasionalitas Terbatas : Merupakan konsep bahwa manajer mengambil
keputusan paling logis dengan kendala berupa keterbatasan informasi dan
kemampuan.
Memadai : Teknik PK dimana manajer menerima keputusan memuaskan yang mereka temukan pertama.
2. Heuristic (Tversky dan Kehneman)
Teknik PK yang dilakukan sesuai lini empiris dan dengan pedoman umum.
PK adaptif
• Game theory : Penelitian mengenal manusia yang membua berbagai pilihan independen.
• Chaos theory : Studi mengenai pola dinamik dalam sistem sosial yang besar.
* Ringkasan / rangkuman pelajaran pengantar manajemen disertai banyak
arti definisi / pengertian istilah pengantar manajemen dasar.
